İşçi Özlük Dosyası Nedir?
İşçi özlük dosyası; 4857 Sayılı İş Kanunu madde 75’te, ‘’İşveren çalıştırdığı her işçi
için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.’’ şeklinde düzenlenen, işverenin çalıştırdığı işçiler için düzenlemekle yükümlü olduğu dosya olmaktadır. İşçi özlük dosyasının içeriğine bakıldığında ise; işçinin kimlik bilgileri, iş sözleşmesi, diploma, sağlık raporları ve işe giriş-çıkış belgeleri görülmektedir. Buna göre, işçi özlük dosyası temelde hukuki uyuşmazlıklarda ve Sosyal Güvenlik Kurumu’nun denetimlerinde savunma aracı görevi görmektedir.
İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler
● İkametgâh Belgesi
● Nüfus Kayıt Örneği
● Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
● Vesikalık Fotoğraf
● İş / Hizmet Sözleşmesi
● Ücret Bordroları
● Diploma Fotokopisi
● Sağlık Raporu
● İş Başvuru Formu
● Adli Sicil Kaydı
● Erkekler İçin Askerlik Durum Belgesi
● Evli İşçinin Evlilik Cüzdanı Fotokopisi
● Evli İşçinin Eşi ve Varsa Çocuklarının Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
● SGK İşe Giriş Bildirgesi
İşçi Özlük Dosyasını Tutmamanın Cezası Nedir?
İşçi özlük dosyasının tutulması kanunda bir yükümlülük olarak yer aldığından, işbu yükümlülüğe aykırı davranılması halinde işveren ceza ödemek durumdadır. Bu hususa ilişkin olarak, işçi özlük dosyasını düzenlememenin cezası 2026 yılı itibariyle 26.620,00 Türk Lirası olarak belirlenmiştir.
Sıkça Sorulan Sorular
1.İşçi Özlük Dosyasının Saklanma Süresi Nedir?
İşçi özlük dosyasının saklanma süresi, içerdiği belgelere göre değişiklik arz
etmektedir. Buna göre, Borçlar Kanunu ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel
Sağlık Sigortası Kanunu kapsamında belgelerin düzenlendiği tarihten başlayarak 10 yıl, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamındaki kayıt ve belgelerin ise 15-40 yıl saklama süreleri yer almaktadır.
2.İşçi Özlük Dosyasında Özel Durumlarda Olması Gerekenler Nelerdir?
İşçinin bazı özel durumlarında işçi özlük dosyasında yer alması gereken belgeler
farklılık göstermektedir. Bu belgelere aşağıda değinilmektedir:
● Engellilik durumunda engelli raporu
● Yabancı uyruklular için çalışma izni belgesi
● 18 yaşından küçük işçiler için ebeveyn onay belgesi
● Kullanılan teşvik belgeleri
● Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi
3.İşçi Özlük Dosyası Kim Tarafından Hazırlanır?
İşçi özlük dosyası, genellikle şirketlerin İK yani İnsan Kaynakları departmanı
tarafından hazırlanmaktadır. Dolayısıyla İnsan Kaynakları departmanı, ilgili şirketteki çalışanların kişisel ve mesleki bilgilerini düzenli ve güncel bir şekilde takip etmekten sorumlu olmaktadır.
İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenlere İlişkin Bazı Yargıtay
Kararları
- ‘’Yargılama sırasında dinlenen davacı tanığı … özetle, davacının şu an çalıştığı …. genel müdürü olduğunu, davacı işe başladıktan sonra davalı şirketin sahibi davalı … Zülfikar’ın kendisini aradığını, davacı ile sorunlu ayrıldıklarını, ayrılma sürecinin sorunlu olduğunu, davacının kendilerine doğruları söyleyemeyeceğini dikkat edilmesi gereken bir insan olduğunu söylediğini, bu konuşmadan bir ay sonra davacının önceki işyeri şahsi sicil dosyasının kendilerine gönderildiğini, davacıyı kötüleyen bir husus olmadığını, söz konusu belgelerin patrona kadar gittiğini davacının arkasında durmasa iş sözleşmesinin feshedileceğini ancak davacıyı tanıdığı için iş sözleşmesinin feshedilmediğini beyan etmiştir. Somut olay, yargılama sırasında dinlenen tanıklar ve sunulan deliller değerlendirildiğinde, içerisinde özel yazışmaların, davacının bir kısım senede bağlı tutarları eski işyerine ödeyeceğine dair taahhüdünü içeren işten ayrılma dilekçesi ve ödeme dekontlarının olduğu işyeri özlük dosyasının yeni çalıştığı işverenine gönderilmesi eyleminin davacıyı rahatsız etme, onu doğruları söylemeyen bir kişi olarak gösterme amacı taşıdığı, bu olay sonrası davacının iş sözleşmesinin feshinin gündeme geldiği ancak buna engel olunduğu, yaşanan olay nedeniyle davacının manevi yönden etkileneceği açık olup bu nedenle manevi tazminata hak kazandığının kabulü gerekirken reddi hatalıdır.’’ (Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, 14.04.2016 Tarihli, 2014/37215 Esas, 2016/9418 Karar nolu karar)
- ‘’2797 … Yargıtay Kanunu’nun 40 ıncı ve Yargıtay İç Yönetmeliği’nin 18 inci
maddeleri uyarınca yapılan ön incelemede; davacı işçiye ait özlük dosyasının (… … sözleşmesi, ücret bordroları, puantaj kayıtları ve vardiya çizelgeleri) fiziki dava dosyası içerisinde yer almadığı, UYAP ile oluşturulan elektronik ortamda bulunan bir kısım belgelerin ise okunaksız olduğu belirlenmiştir. Bu itibarla davacının işyeri özlük dosyasındaki tüm bilgi ve belgelerin okunaklı şekilde temin edilip eksiklik giderildikten sonra temyiz incelemesi yapılmak üzere dosyanın Dairemize gönderilmesi gerekir.’’ (Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, 21.02.2024 Tarihli, 2023/21268 Esas, 2024/3128 Karar nolu karar) - ‘’Taraflarca sözleşme metni sunulamasa da dosya içeriğine göre davacının;
davalı vakıf Üniversitesinde üstlendiği görevi, davalı ile yaptığı bir sözleşme gereği yürüttüğü anlaşılmaktadır.Yapılan sözleşmeler, Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliğinin 23. maddesine istinaden ve bu maddenin verdiği yetkiye göre yapılır. Anılan maddeye göre, davalı ile davacı arasındaki ilişki; özel hukuk kurallarına göre belirlenen özel hukuk ilişkisidir. Davacı 4857 sayılı kanun kapsamında işçidir. Uyuşmazlık Mahkemesinin kararları ilke kararı niteliğinde değildir.Davalı vakıf üniversitesinin, mali ve idari konuları dışındaki akademik çalışmaları, öğretim elemanlarının sağlanması ve güvenlik yönlerinden, Devlet eliyle kurulan yükseköğretim kurumları için Anayasa’da belirtilen hükümlere tabi olması, davacının iş sözleşmesi ile çalışma olgusunu ve buna bağlı olarak İş Mahkemesinin görevini ortadan kaldırmaz. 5521 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu’nun 1. maddesi uyarınca uyuşmazlık adli yargı yolunda ve iş mahkemesinde çözülmelidir. Bölge Adliye Mahkemesince işin esasına girilerek karar verilmesi gerekirken, yazılı şekilde idari yargının görevli olduğu gerekçesiyle “ yargı yolunun caiz olmadığı ” kararı verilmesi hatalıdır.’’ (Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, 09.03.2021 Tarihli, 2020/2160 Esas, 2021/5802 Karar nolu karar) - ‘’Davacının iş sözleşmesinin feshinden sonra davacının görevine başka birimde çalışan sağlık mazereti bulunan bir işçinin kaydırıldığı tanıklarca beyan edilmiş ise de bu durumun kısa bir süre sürdüğü geçici mahiyette olduğu anlaşılmaktadır. Hükme esas alınan bilirkişi raporunda -Davacının iş sözleşmesinin sona erme tarihi olan 30.09.2013 tarihinden yaklaşık 4 ay, 20 gün sonra (10.02.2014 tarihi) 5 sipariş hazırlama elemanı (… hazırlama elemanı olarak işe alındığı, fesih tarihinden 4 aylık geriye dönük dönem içinde ise yine 03.05.2013(.. ve 18.06.2013 (.. tarihlerinde paketleme elemanlarının işe alınmış olduğu ,davalı işveren tarafından sunulan paketleme elemanı görev tanımının her hangi bir deneyim gerektirmeyen iş olduğu, sipariş hazırlama elemanı iş tanımında ise RF terminalinden gelene iş emirleri doğrultusundaki siparişi kasalara yerleştirmek, siparişin rafta olmadığı durumlarda stokta olup olmadığını araştırmak, stokta yoksa bildirmek, MPS tarafından tespit edilen hataları üst yönetime iletmek, buzluk siparişi hazırlamak için siparişleri buz aküleri ile desteklemek, irsaliyeleri kontrol etmek, buzluktaki yere yerleştirmek
olduğunun belirtildiği açıklarak davacının eğitim durumunun Anadaolu Meslek lisesi Grafik bölümü ve…. Eğitim Fakültesi Güzel Sanatlar Resim İş bölümü mezunu olduğu eğitim görevlisi ve resim-iş öğretmenliği tecrübesinin bulunduğu işe alınan sipariş hazırlama ve paketleme işlerinde yukarıda belirtilen personelin ilk kez davalı işyerinde işe alınmış olduğu, yine ilgili işlerin uzmanlık gerektirmeyen ya da kısa süreli bir eğitim ve bilgilendirme ile yapılabilecek işler olduğu kanaatine varılarak ,davacının eğitim durumunun ….Eğitim ….bölümü mezunu olduğu da düşünüldüğünde davacı işçiye davalı işyerinde başka iş teklif edildiğine ilişin işyerinde inceleme esnasında belirlenmiş bir tesbit yada dosya kapsamında belge ve bilgiye tesadüf edilmediği – belirtilmiştir. Ancak davalının bilirkişinin bu yöndeki tespitine yönelik, söz konusu işlerin fiziki güç gerektirdiğinden davacıya uygun olmadığı savunması üzerinde durulması gerekir. Bu noktada söz konusu işlerin görev tanımları ile yetinilmesi yerinde değildir. Fiili durumun tespiti bakımından bilirkişiye yeniden yerinde inceleme yetkisi verilerek alınan bu işçilen fiilen yaptığı işin davacı tarafın yapılamayacağı savunması değerlendirilmeli sonucuna göre bir karar verilmelidir.’’ (Yargıtay 22. Hukuk Dairesi, 23.01.2017 Tarihli, 2017/697 Esas, 2017/717 Karar nolu karar) - ‘’Somut uyuşmazlıkta, boşta geçen süre ücretine ilave sosyal haklar
kapsamında araç yardımı da hesaplamaya dahil edilerek hüküm altına
alınmıştır. Ayni olarak sağlanan servis yardımı veya iş için tahsis edilen araç yardımı işçinin fiili çalışmasına bağlı olarak sağlandığından boşta geçen süreye ek sosyal haklar kapsamında değerlendirilerek hüküm altına alınması hatalıdır. 3-Hesaplamaya esas ücret meblağı açısından, davalı vekili temyiz dilekçesinde emsal alınan … adlı çalışanın emsal olamayacağını ileri sürmüştür. Davacının işi tanık beyanına göre “hazine operasyonu ekibinde müdürlüktür”. Emsal alınan … adlı çalışanın bordrosunda “kredi operasyonları” yazılı ise de bu işinin ne olduğu net anlaşılamamaktadır. Davalı vekilinin temyiz dilekçesinde ayrıca, …’ın terfi etmesi nedeni ile ücretinin arttığı da ileri sürülmektedir. Taraflardan ve gerekirse davacı asıldan davalının temyiz dilekçesindeki emsal çalışan … hakkındaki iddialar sorulmalı, …’ın pozisyonuna, terfisine, terfi tarihine ilişkin belgeler ve sair emsal alınıp alınamayacağına ilişkin bilgi ve belgeler getirtilmelidir. Davacıya emsal olabilecek başka işçi olup olmadığı değerlendirilmelidir. Davacının emsali işçi bulunamaz ise davacının iş aktinin fiilen feshedildiği yani geçersizliğine karar verilen feshin gerçekleştiği tarih itibari ile davacının aldığı ücret asgari ücrete oranlanarak feshin kesinleşmesi tarihindeki ücret bulunarak sonuca gidilmelidir.’’ (Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, 28.09.2017 Tarihli, 2015/12209 Esas, 2017/14445 Karar nolu karar)
