Erforderliche Unterlagen in der Personalakte eines Arbeitnehmers

Mai 19, 2026

Was ist eine Personalakte des Arbeitnehmers?

Die Personalakte des Arbeitnehmers ist die Akte, die der Arbeitgeber gemäß Artikel 75 des türkischen Arbeitsgesetzes Nr. 4857 für jeden von ihm beschäftigten Arbeitnehmer anzulegen verpflichtet ist. In dieser Vorschrift heißt es:

„Der Arbeitgeber hat für jeden beschäftigten Arbeitnehmer eine Personalakte anzulegen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, in dieser Akte neben den Identitätsangaben des Arbeitnehmers sämtliche Unterlagen und Aufzeichnungen aufzubewahren, deren Erstellung nach diesem Gesetz und anderen Gesetzen vorgeschrieben ist, und diese auf Verlangen den zuständigen Beamten und Behörden vorzulegen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über den Arbeitnehmer erlangten Informationen nach Treu und Glauben sowie im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften zu verwenden und Informationen, an deren Geheimhaltung der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse hat, nicht offenzulegen.“

Die Personalakte enthält insbesondere die Identitätsdaten des Arbeitnehmers, den Arbeitsvertrag, Diplome, Gesundheitsberichte sowie Unterlagen über den Ein- und Austritt aus dem Arbeitsverhältnis. Dementsprechend dient die Personalakte des Arbeitnehmers grundsätzlich als Beweismittel und Verteidigungsinstrument in rechtlichen Streitigkeiten sowie bei Prüfungen durch die Sozialversicherungsanstalt.

Erforderliche Unterlagen in der Personalakte des Arbeitnehmers

  • Meldebescheinigung (Wohnsitznachweis)
  • Auszug aus dem Personenstandsregister
  • Kopie des Personalausweises / der Identitätskarte
  • Passfoto
  • Arbeits- / Dienstvertrag
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Kopie des Diploms bzw. Abschlusszeugnisses
  • Gesundheitszeugnis / Gesundheitsbericht
  • Bewerbungsformular
  • Führungszeugnis (Strafregisterauszug)
  • Bescheinigung über den Wehrdienststatus (für männliche Arbeitnehmer)
  • Kopie der Heiratsurkunde eines verheirateten Arbeitnehmers
  • Kopien der Personalausweise / Identitätskarten des Ehepartners und gegebenenfalls der Kinder eines verheirateten Arbeitnehmers
  • Sozialversicherungsanmeldung (SGK-Eintrittsmeldung) des Arbeitnehmers

Welche Strafe droht bei Nichtführung einer Personalakte des Arbeitnehmers?

Da die Führung einer Personalakte des Arbeitnehmers gesetzlich vorgeschrieben ist, muss der Arbeitgeber im Falle eines Verstoßes gegen diese Verpflichtung eine Geldbuße entrichten. In diesem Zusammenhang wurde die Geldbuße für die Nichtanlage bzw. Nichtführung einer Personalakte des Arbeitnehmers für das Jahr 2026 auf 26.620,00 Türkische Lira festgesetzt.

Häufig gestellte Fragen

1. Wie lange muss die Personalakte eines Arbeitnehmers aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist der Personalakte eines Arbeitnehmers variiert je nach den darin enthaltenen Unterlagen. Dementsprechend beträgt die Aufbewahrungsfrist für Dokumente im Rahmen des Obligationenrechts sowie des Gesetzes Nr. 5510 über die Sozialversicherungen und die Allgemeine Krankenversicherung 10 Jahre ab dem Datum ihrer Erstellung. Für Aufzeichnungen und Unterlagen, die unter das Gesetz Nr. 6331 über Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit fallen, gelten hingegen Aufbewahrungsfristen von 15 bis 40 Jahren.

2. Welche Unterlagen müssen sich in besonderen Fällen in der Personalakte des Arbeitnehmers befinden?

In bestimmten besonderen Situationen des Arbeitnehmers unterscheiden sich die Unterlagen, die in der Personalakte enthalten sein müssen. Hierzu gehören insbesondere:

Für ehemalige Strafgefangene, Terroropfer oder Menschen mit Behinderung: Registrierungs- bzw. Antragsnachweis bei der Arbeitsagentur (İŞKUR)

  • Bei Vorliegen einer Behinderung: Behindertenausweis bzw. Bescheinigung über den Grad der Behinderung
  • Für ausländische Staatsangehörige: Arbeitserlaubnis
  • Für Arbeitnehmer unter 18 Jahren: Einverständniserklärung der Eltern bzw. Erziehungsberechtigten
  • Unterlagen über in Anspruch genommene Fördermaßnahmen bzw. Förderprogramme

3. Wer erstellt die Personalakte des Arbeitnehmers?

Die Personalakte des Arbeitnehmers wird in der Regel von der Personalabteilung (Human Resources – HR) eines Unternehmens erstellt. Die Personalabteilung ist daher dafür verantwortlich, die persönlichen und beruflichen Daten der Beschäftigten des Unternehmens ordnungsgemäß, vollständig und stets aktuell zu verwalten und nachzuverfolgen.

Ausgewählte Entscheidungen des Yargıtay zu den erforderlichen Unterlagen in der Personalakte des Arbeitnehmers.

  1. „Der im Rahmen der Verhandlung vernommene Zeuge des Klägers, …, erklärte zusammenfassend, er sei derzeit Geschäftsführer der Gesellschaft, bei der der Kläger beschäftigt ist. Nachdem der Kläger seine Tätigkeit aufgenommen hatte, habe ihn der Beklagte, der Eigentümer der beklagten Gesellschaft, Herr … Zülfikar, angerufen und mitgeteilt, dass die Trennung vom Kläger problematisch verlaufen sei. Er habe ausgeführt, dass der Kläger ihnen gegenüber nicht die Wahrheit sagen könne und eine Person sei, bei der Vorsicht geboten sei. Etwa einen Monat nach diesem Gespräch sei die Personalakte des Klägers von dessen ehemaligem Arbeitgeber an sie übersandt worden. Die Akte habe zwar keine den Kläger herabwürdigenden Inhalte enthalten, die Unterlagen seien jedoch bis zum Unternehmensinhaber gelangt. Hätte er sich nicht hinter den Kläger gestellt, wäre dessen Arbeitsverhältnis beendet worden; da er den Kläger jedoch kenne, sei von einer Kündigung abgesehen worden. Unter Berücksichtigung des konkreten Sachverhalts, der Aussagen der im Verfahren vernommenen Zeugen sowie der vorgelegten Beweismittel ist festzustellen, dass die Übersendung der Personalakte an den neuen Arbeitgeber – welche private Korrespondenz, das Kündigungsschreiben des Klägers mit der Verpflichtung zur Zahlung bestimmter, auf Schuldscheinen beruhender Beträge an den früheren Arbeitgeber sowie entsprechende Zahlungsbelege enthielt – den Zweck verfolgte, den Kläger zu belästigen und ihn als eine Person darzustellen, die nicht die Wahrheit sagt. Nach diesem Vorfall stand die Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Klägers zur Diskussion, konnte jedoch verhindert werden. Es liegt auf der Hand, dass der Kläger durch die Geschehnisse immateriell beeinträchtigt wurde. Daher ist davon auszugehen, dass ihm ein Anspruch auf Schmerzensgeld bzw. immateriellen Schadensersatz zusteht. Die Abweisung dieses Anspruchs war somit rechtsfehlerhaft.“ (Entscheidung der 9. Zivilkammer des türkischen Kassationsgerichtshofs (Yargıtay) vom 14.04.2016, Az. 2014/37215, Entscheidung Nr. 2016/9418).
  2. „Bei der Vorprüfung gemäß Artikel 40 des Gesetzes Nr. 2797 über den Kassationsgerichtshof (Yargıtay) sowie Artikel 18 der Geschäftsordnung des Kassationsgerichtshofs wurde festgestellt, dass sich die Personalakte des klagenden Arbeitnehmers (Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Arbeitszeitaufzeichnungen und Schichtpläne) nicht in der physischen Gerichtsakte befindet. Zudem wurde festgestellt, dass ein Teil der im elektronischen System UYAP vorhandenen Unterlagen unleserlich ist. Unter diesen Umständen ist es erforderlich, zunächst sämtliche Informationen und Unterlagen aus der Personalakte des Klägers in lesbarer Form beizubringen und die festgestellten Mängel zu beheben. Anschließend ist die Akte zur Durchführung der Revisionsprüfung an unseren Senat zu übersenden.“ (Entscheidung der 9. Zivilkammer des türkischen Kassationsgerichtshofs (Yargıtay) vom 21.02.2024, Az. 2023/21268, Entscheidung Nr. 2024/3128).
  3. „Auch wenn die Parteien den Vertragstext nicht vorgelegt haben, ergibt sich aus dem Akteninhalt, dass der Kläger seine Tätigkeit an der beklagten Stiftungsuniversität auf Grundlage eines mit der Beklagten geschlossenen Vertrages ausgeübt hat. Die abgeschlossenen Verträge werden auf der Grundlage von Artikel 23 der Verordnung über die Stiftungs-Hochschuleinrichtungen und der durch diese Vorschrift eingeräumten Befugnis geschlossen. Nach dieser Bestimmung handelt es sich bei der Rechtsbeziehung zwischen dem Kläger und der Beklagten um ein privatrechtliches Rechtsverhältnis, das den Regeln des Privatrechts unterliegt. Der Kläger ist ein Arbeitnehmer im Sinne des Gesetzes Nr. 4857. Die Entscheidungen des Kompetenzgerichtshofs (Uyuşmazlık Mahkemesi) haben keinen Charakter einer Grundsatzentscheidung. Der Umstand, dass die akademischen Tätigkeiten der beklagten Stiftungsuniversität – mit Ausnahme finanzieller und administrativer Angelegenheiten – sowie die Bereitstellung von Lehrpersonal und Sicherheitsangelegenheiten den in der Verfassung für staatliche Hochschulen vorgesehenen Regelungen unterliegen, beseitigt weder die Tatsache, dass der Kläger auf Grundlage eines Arbeitsvertrages tätig ist, noch die Zuständigkeit des Arbeitsgerichts. Gemäß Artikel 1 des Gesetzes Nr. 5521 über die Arbeitsgerichte ist die Streitigkeit vor den ordentlichen Gerichten und dem Arbeitsgericht zu entscheiden. Es war daher fehlerhaft, dass das Berufungsgericht (Regionalgericht) anstelle einer Entscheidung in der Sache selbst mit der Begründung, die Verwaltungsgerichtsbarkeit sei zuständig, entschieden hat, dass „der beschrittene Rechtsweg unzulässig ist“.“ (Entscheidung der 9. Zivilkammer des türkischen Kassationsgerichtshofs (Yargıtay) vom 09.03.2021, Az. 2020/2160, Entscheidung Nr. 2021/5802).
  4. „Zwar haben die Zeugen ausgesagt, dass nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Klägers dessen Stelle mit einem Arbeitnehmer besetzt wurde, der in einer anderen Abteilung tätig war und aus gesundheitlichen Gründen versetzt wurde. Es ist jedoch ersichtlich, dass dieser Zustand nur von kurzer Dauer und vorübergehender Natur war. Im dem Urteil zugrunde gelegten Sachverständigengutachten wurde ausgeführt, dass etwa vier Monate und zwanzig Tage nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses des Klägers am 30.09.2013, nämlich am 10.02.2014, fünf Mitarbeiter als Kommissionierer (Auftragsvorbereitungskräfte) eingestellt wurden. Ferner wurden im Zeitraum von vier Monaten vor dem Kündigungsdatum, am 03.05.2013 und am 18.06.2013, Verpackungsmitarbeiter eingestellt. Nach der vom beklagten Arbeitgeber vorgelegten Stellenbeschreibung für Verpackungsmitarbeiter handelt es sich um eine Tätigkeit, die keine besondere Berufserfahrung erfordert. Die Stellenbeschreibung für Kommissionierer umfasst hingegen Aufgaben wie das Zusammenstellen von Bestellungen anhand der über das RF-Terminal eingehenden Arbeitsaufträge, das Einlegen der Waren in Behälter, die Überprüfung der Lagerverfügbarkeit nicht im Regal befindlicher Waren, die Meldung fehlender Bestände, die Weiterleitung von durch das MPS-System festgestellten Fehlern an die Unternehmensleitung, die Vorbereitung von Tiefkühlbestellungen unter Verwendung von Kühlakkus, die Kontrolle von Lieferscheinen sowie die Einlagerung der Waren im Tiefkühlbereich. Dabei wurde berücksichtigt, dass der Kläger Absolvent einer anatolischen Berufsfachoberschule im Bereich Grafikdesign sowie der Fakultät für Erziehungswissenschaften im Fachbereich Bildende Kunst ist und über Berufserfahrung als Ausbilder und Kunstlehrer verfügt. Weiter wurde festgestellt, dass die für die Tätigkeiten als Kommissionierer und Verpackungsmitarbeiter eingestellten Personen erstmals bei der Beklagten beschäftigt wurden und dass es sich bei diesen Tätigkeiten um Arbeiten handelt, die keine besondere Spezialisierung erfordern bzw. nach einer kurzen Einarbeitung und Unterweisung ausgeführt werden können. Unter Berücksichtigung des Bildungsstandes des Klägers wurde zudem festgestellt, dass weder bei der Betriebsbesichtigung noch aus den Akten ersichtlich geworden ist, dass dem Kläger im Betrieb der Beklagten eine andere Beschäftigung angeboten worden wäre. Gleichwohl ist die Einwendung der Beklagten zu berücksichtigen, wonach die genannten Tätigkeiten körperliche Kraft erfordern und deshalb für den Kläger ungeeignet seien. In diesem Zusammenhang genügt es nicht, sich allein auf die Stellenbeschreibungen zu stützen. Zur Feststellung der tatsächlichen Verhältnisse ist dem Sachverständigen erneut die Befugnis zu einer Ortsbesichtigung zu erteilen, damit geprüft werden kann, welche Tätigkeiten die eingestellten Arbeitnehmer tatsächlich ausgeübt haben und ob die Behauptung der Klägerseite zutrifft, dass diese Arbeiten vom Kläger nicht hätten verrichtet werden können. Danach ist entsprechend dem Ergebnis eine Entscheidung zu treffen.“ (Entscheidung der 22. Zivilkammer des türkischen Kassationsgerichtshofs (Yargıtay) vom 23.01.2017, Az. 2017/697, Entscheidung Nr. 2017/717).
  5. „Im vorliegenden Rechtsstreit wurde bei der Berechnung der Vergütung für die Zeit des Annahmeverzugs zusätzlich eine Fahrzeugzulage als soziale Nebenleistung berücksichtigt und zugesprochen. Dies ist jedoch fehlerhaft. Sowohl die als Sachleistung gewährte Beförderungshilfe (Werksverkehr) als auch die Überlassung eines Fahrzeugs für dienstliche Zwecke stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit der tatsächlichen Arbeitsleistung des Arbeitnehmers. Daher dürfen sie nicht als zusätzliche soziale Leistungen für den Zeitraum der Beschäftigungslosigkeit berücksichtigt und zugesprochen werden. 3. Hinsichtlich der der Berechnung zugrunde gelegten Vergütung hat der Prozessbevollmächtigte der Beklagten in der Revisionsbegründung geltend gemacht, dass der als Vergleichsperson herangezogene Arbeitnehmer namens … nicht als geeigneter Vergleichsarbeitnehmer angesehen werden könne. Nach den Zeugenaussagen war der Kläger als „Leiter im Treasury-Operations-Team“ tätig. Auf der Gehaltsabrechnung des als Vergleichsperson herangezogenen Arbeitnehmers … ist zwar „Kreditoperationen“ vermerkt, jedoch lässt sich die genaue Art dieser Tätigkeit nicht eindeutig feststellen. Darüber hinaus wird in der Revisionsbegründung der Beklagten vorgetragen, dass sich das Gehalt von … aufgrund einer Beförderung erhöht habe. Daher sind die Parteien und gegebenenfalls auch der Kläger persönlich zu den in der Revisionsbegründung erhobenen Behauptungen bezüglich des Vergleichsarbeitnehmers … anzuhören. Zudem sind Unterlagen über dessen Position, seine Beförderung, den Zeitpunkt der Beförderung sowie sonstige Informationen und Dokumente beizuziehen, die Aufschluss darüber geben, ob er als Vergleichsarbeitnehmer herangezogen werden kann. Ferner ist zu prüfen, ob andere Arbeitnehmer vorhanden sind, die als Vergleichsperson für den Kläger geeignet wären. Kann kein geeigneter Vergleichsarbeitnehmer festgestellt werden, ist die Vergütung des Klägers zum Zeitpunkt der tatsächlichen Beendigung seines Arbeitsverhältnisses – also zum Zeitpunkt der Kündigung, deren Unwirksamkeit später festgestellt wurde – ins Verhältnis zum damaligen gesetzlichen Mindestlohn zu setzen. Auf dieser Grundlage ist sodann die Vergütung zum Zeitpunkt der Rechtskraft der Unwirksamkeitsentscheidung zu ermitteln und die Entscheidung entsprechend zu treffen.“ (Entscheidung der 9. Zivilkammer des türkischen Kassationsgerichtshofs (Yargıtay) vom 28.09.2017, Az. 2015/12209, Entscheidung Nr. 2017/14445).