ما يجب أن يوجد في ملف العامل الشخصي (ملف خدمة العامل)

ما هو ملف العامل الشخصي؟

ملف العامل الشخصي هو الملف الذي يُلزم صاحب العمل بإنشائه لكل عامل يعمل لديه، وذلك وفقاً للمادة 75 من قانون العمل رقم 4857، والتي تنص على ما يلي: «يقوم صاحب العمل بتنظيم ملف شخصي لكل عامل يعمل لديه. ويجب عليه حفظ جميع أنواع الوثائق والسجلات التي يكون ملزماً بتنظيمها بموجب هذا القانون والقوانين الأخرى، بالإضافة إلى بيانات هوية العامل، في هذا الملف، وإظهارها للموظفين والجهات المختصة عند الطلب. كما يلتزم صاحب العمل باستخدام المعلومات التي يحصل عليها عن العامل وفقاً لقواعد حسن النية وبما يتفق مع القانون، وعدم الإفصاح عن المعلومات التي يكون للعامل مصلحة مشروعة في بقائها سرية.»

وبالنظر إلى محتوى ملف العامل الشخصي، فإنه يشمل بيانات هوية العامل، وعقد العمل، والشهادات الدراسية، والتقارير الصحية، ووثائق الدخول إلى العمل والخروج منه. وبناءً على ذلك، فإن ملف العامل الشخصي يُعد في الأساس وسيلة دفاع في النزاعات القانونية وفي عمليات التفتيش التي تقوم بها مؤسسة الضمان الاجتماعي.

ما يجب أن يتضمنه ملف العامل الشخصي

● شهادة الإقامة
● صورة من قيد السجل المدني
● صورة من بطاقة الهوية
● صورة شخصية
● عقد العمل / عقد الخدمة
● كشوف الرواتب
● صورة من الشهادة الدراسية
● التقرير الطبي
● استمارة طلب العمل
● السجل العدلي (السوابق الجنائية)
● وثيقة الوضع العسكري للرجال
● صورة من دفتر الزواج للعامل المتزوج
● صورة من بطاقات هوية الزوج/الزوجة وأولاده إن وجدوا للعامل المتزوج
● بيان بدء العمل لدى مؤسسة الضمان الاجتماعي (SGK)

ما هي عقوبة عدم الاحتفاظ بملف العامل الشخصي؟

بما أن الاحتفاظ بملف العامل الشخصي يُعد التزاماً قانونياً، فإن مخالفة هذا الالتزام تستوجب توقيع عقوبة على صاحب العمل. وفي هذا السياق، تم تحديد غرامة عدم تنظيم ملف العامل الشخصي بمبلغ 26.620,00 ليرة تركية اعتباراً من عام 2026.

الأسئلة الشائعة

1. ما هي مدة الاحتفاظ بملف العامل الشخصي؟

تختلف مدة الاحتفاظ بملف العامل الشخصي بحسب الوثائق التي يحتوي عليها. وبناءً عليه، ووفقاً لأحكام قانون الالتزامات وقانون التأمينات الاجتماعية والتأمين الصحي العام رقم 5510، يتم الاحتفاظ بالوثائق لمدة 10 سنوات ابتداءً من تاريخ إعدادها. أما السجلات والوثائق الخاضعة لقانون الصحة والسلامة المهنية رقم 6331، فتكون مدة الاحتفاظ بها بين 15 و40 سنة.

2. ما هي المستندات التي يجب أن توجد في ملف العامل الشخصي في الحالات الخاصة؟

في بعض الحالات الخاصة للعامل، تختلف الوثائق التي يجب أن يتضمنها ملف العامل الشخصي. وفيما يلي بيان هذه الوثائق:
● في حالة الإعاقة: تقرير الإعاقة
● بالنسبة للأجانب: وثيقة تصريح العمل
● للعمال دون سن 18 عاماً: وثيقة موافقة ولي الأمر
● وثائق/مستندات الحوافز المستخدمة
● بالنسبة لذوي الأحكام السابقة، أو ضحايا الإرهاب، أو ذوي الإعاقة: وثيقة تسجيل طلب لدى مؤسسة إİŞKUR (وكالة التوظيف التركية)

3. من يقوم بإعداد ملف العامل الشخصي؟

عادةً ما يتم إعداد ملف العامل الشخصي من قبل قسم الموارد البشرية (إدارة شؤون الموظفين) في الشركات. وبناءً على ذلك، يكون قسم الموارد البشرية مسؤولاً عن متابعة المعلومات الشخصية والمهنية للعاملين في الشركة المعنية بشكل منتظم ومحدّث.

بعض قرارات محكمة النقض (Yargıtay) المتعلقة بما يجب أن يوجد في ملف العامل الشخصي

1. «أثناء المحاكمة، أفاد شاهد المدعي … بإيجاز أن المدعي يشغل حالياً منصب المدير العام في …، وأنه بعد شروع المدعي في العمل، اتصل به مالك الشركة المدعى عليها … زُلفقار، وذكر له أن انفصالهم عن المدعي كان مليئاً بالمشكلات وأن عملية الانفصال كانت خلافية، وأن المدعي شخص لا يمكن الاعتماد عليه تماماً ويجب توخي الحذر عند التعامل معه. وبعد نحو شهر من هذا الحديث، تم إرسال ملف السجل الشخصي (ملف الموارد البشرية) الخاص بالمدعي من مكان عمله السابق إليهم. كما أفاد الشاهد بأنه لم يكن هناك أي أمر سلبي أو تشهيري بحق المدعي في هذه الوثائق، إلا أن هذه المستندات وصلت إلى مستوى صاحب العمل، وأنه لو لم يقف إلى جانب المدعي لكان عقد العمل قد أُنهِي، إلا أنه لم يُنهَ لأنه كان يعرف المدعي ويثق به. وبالنظر إلى الواقعة محل الدعوى، وبالاستناد إلى أقوال الشهود والأدلة المقدمة أثناء المحاكمة، يتبين أن إرسال ملف السجل الشخصي الخاص بالمدعي إلى صاحب العمل الجديد، والذي كان يحتوي على مراسلات خاصة، وتعهد المدعي بسداد بعض المبالغ المتعلقة بسندات لصاحب عمله السابق، بالإضافة إلى إيصالات الدفع، كان يهدف إلى إزعاج المدعي وتصويره كشخص لا يقول الحقيقة. وبعد هذه الواقعة طُرح موضوع إنهاء عقد عمل المدعي، إلا أنه تم منعه. ومن الواضح أن الواقعة كان لها تأثير معنوي على المدعي، وبالتالي كان يجب الاعتراف بحقه في التعويض عن الضرر المعنوي، ورفض ذلك يُعد خطأً.» (محكمة النقض التركية، الدائرة المدنية التاسعة، القرار بتاريخ 14.04.2016، أساس 2014/37215، قرار 2016/9418)
2. «وفقاً للمراجعة الأولية التي أُجريت بموجب المادتين 40 من قانون محكمة التمييز رقم 2797 و18 من اللائحة الداخلية لمحكمة التمييز؛ تبيّن أن ملف العامل الشخصي الخاص بالمدعي (عقد العمل …، كشوف الرواتب، سجلات الحضور والانصراف، وجداول الورديات) غير موجود ضمن ملف الدعوى المادي، كما أن بعض الوثائق الموجودة في البيئة الإلكترونية المُنشأة عبر نظام UYAP غير مقروءة. وبناءً عليه، يجب استكمال النقص من خلال توفير جميع المعلومات والوثائق الموجودة في ملف العامل الشخصي في مكان العمل بصورة واضحة ومقروءة، ومن ثم إرسال الملف إلى دائرتنا لإجراء المراجعة التمييزية.» (محكمة النقض التركية، الدائرة المدنية التاسعة، القرار بتاريخ 21.02.2024، الأساس 2023/21268، القرار 2024/3128)
3. «على الرغم من عدم تقديم نص العقد من قبل الأطراف، إلا أنه يتبين من محتوى الملف أن المدعي كان يقوم بالوظيفة الموكلة إليه في الجامعة الوقفية المدعى عليها بموجب عقد مبرم مع المدعى عليها. وتُبرم هذه العقود استناداً إلى المادة 23 من لائحة مؤسسات التعليم العالي الوقفية وبموجب الصلاحيات الممنوحة في هذه المادة. ووفقاً للمادة المذكورة، فإن العلاقة بين المدعى عليه والمدعي هي علاقة قانون خاص تُحكم بقواعد القانون الخاص. ويُعد المدعي عاملاً وفقاً للقانون رقم 4857. إن قرارات محكمة تنازع الاختصاص ليست ذات طبيعة مبدأية ملزمة. كما أن خضوع الجامعة الوقفية المدعى عليها فيما يتعلق بأنشطتها الأكاديمية خارج الشؤون المالية والإدارية، وكذلك من حيث توفير أعضاء هيئة التدريس والجوانب الأمنية، للأحكام الدستورية المطبقة على مؤسسات التعليم العالي المنشأة من قبل الدولة، لا يُلغي صفة علاقة العمل الخاصة بالمدعي ولا اختصاص محكمة العمل بناءً على عقد العمل. وبموجب المادة 1 من قانون محاكم العمل رقم 5521، يجب حل النزاع أمام القضاء العدلي وفي محكمة العمل. وبالتالي، كان يتعين على محكمة الاستئناف الإقليمية الدخول في موضوع الدعوى والفصل فيه، إلا أن إصدار قرار بعدم جواز طريق القضاء على أساس أن القضاء الإداري مختص يُعد خطأً.» (محكمة النقض التركية، الدائرة المدنية التاسعة، القرار بتاريخ 09.03.2021، الأساس 2020/2160، القرار 2021/5802)
4. «بعد إنهاء عقد عمل المدعي، أفاد الشهود بأنه تم نقل وظيفة المدعي إلى عامل آخر في وحدة مختلفة لديه عذر صحي، إلا أنه يتبين أن هذا الوضع كان مؤقتاً واستمر لفترة قصيرة. وفي تقرير الخبير المعتمد كأساس للحكم، ذُكر أنه بعد حوالي 4 أشهر و20 يوماً من تاريخ انتهاء عقد عمل المدعي (30.09.2013)، أي بتاريخ 10.02.2014، تم توظيف 5 عمال لتجهيز الطلبات (… عامل تجهيز)، كما تم خلال فترة سابقة للإنهاء بعكس 4 أشهر (03.05.2013 و18.06.2013) توظيف عمال تغليف. وقد تبين من وصف الوظيفة المقدم من صاحب العمل أن وظيفة عامل التغليف لا تتطلب أي خبرة، بينما تشمل مهام عامل تجهيز الطلبات وضع الطلبات في الصناديق وفق أوامر العمل الواردة عبر جهاز RF، والتحقق من وجود الطلبات في المخزون عند عدم وجودها على الرف، والإبلاغ في حال عدم توفرها في المخزون، وإبلاغ الإدارة العليا بالأخطاء التي يحددها نظام MPS، وتجهيز طلبات التبريد باستخدام أكياس الثلج، والتحقق من سندات التسليم، ووضع المنتجات في أماكن التجميد. كما تبين أن المدعي حاصل على تعليم ثانوية مهنية من قسم الجرافيك، وتخرج من كلية التربية قسم الفنون الجميلة (الرسم والأشغال)، وله خبرة في التدريس وتعليم الرسم، وأن العمال الذين تم توظيفهم في أعمال تجهيز الطلبات والتغليف كانوا أول من يتم توظيفهم في هذا العمل لدى المدعى عليه، وأن هذه الأعمال لا تتطلب تخصصاً أو يمكن القيام بها عبر تدريب وتعليم قصير. وبالنظر إلى مؤهل المدعي التعليمي، لم يتم العثور أثناء الفحص في مكان العمل أو ضمن الملف على أي دليل أو مستند يفيد بأنه تم عرض عمل آخر عليه داخل مكان العمل. ومع ذلك، يجب التوقف عند دفاع المدعى عليه بأن الأعمال المذكورة تتطلب مجهوداً بدنياً وبالتالي فهي غير مناسبة للمدعي. وفي هذا الصدد، لا يكفي الاكتفاء بتوصيف الوظائف فقط، بل يجب منح الخبير صلاحية إجراء معاينة ميدانية جديدة لتحديد الوضع الفعلي، وتقييم ما إذا كانت الأعمال التي يقوم بها العمال فعلاً يمكن أن يقوم بها المدعي أم لا، وعلى ضوء ذلك يتم اتخاذ القرار.» (محكمة النقض التركية، الدائرة المدنية 22، القرار بتاريخ 23.01.2017، الأساس 2017/697، القرار 2017/717)
5. «في النزاع محل الدعوى، تم احتساب بدل السيارة ضمن نطاق الحقوق الاجتماعية الإضافية عن فترة التعطل (الأجور عن المدة التي لم يعمل فيها العامل) وإدراجه ضمن الحكم. إلا أن تقديم خدمة النقل العيني أو تخصيص سيارة للعمل يُمنح للعامل فقط تبعاً للعمل الفعلي، ولذلك فإن احتسابه ضمن الحقوق الاجتماعية الإضافية لفترة عدم العمل والحكم به على هذا الأساس يُعد خطأً. 3- وفيما يتعلق بمبلغ الأجر المعتمد في الحساب، فقد دفع وكيل المدعى عليه في لائحة الطعن بأن العامل المُتخذ كمرجع (المقارن) المدعو … لا يصلح أن يكون أساساً للمقارنة. ووفقاً لأقوال الشهود، فإن عمل المدعي هو “مدير في فريق العمليات الخزينة”. ورغم أن مسمى وظيفة العامل المرجعي … في كشف الرواتب هو “عمليات القروض”، إلا أن طبيعة هذا العمل ليست واضحة بشكل دقيق. كما ادعى وكيل المدعى عليه في لائحة الطعن أن أجر العامل … قد ارتفع بسبب ترقيته. ولذلك يجب سؤال الأطراف، وعند الضرورة المدعي نفسه، عن ادعاءات وكيل المدعى عليه بشأن العامل المرجعي …، كما يجب جلب المستندات والمعلومات المتعلقة بموقع …، وترقيته، وتاريخ الترقية، وما إذا كان يمكن اعتباره مرجعاً من عدمه. كما يجب تقييم ما إذا كان هناك عامل آخر يمكن اعتباره مماثلاً للمدعي. وإذا لم يتم العثور على عامل مماثل، فيجب تحديد أجر المدعي في تاريخ اعتبار إنهاء عقد العمل كأنه وقع فعلياً (أي تاريخ ثبوت بطلان الإنهاء) من خلال مقارنة أجره بالحد الأدنى للأجور، ومن ثم احتساب الأجر في تاريخ استقرار الإنهاء وفق هذه النسبة والوصول إلى النتيجة بناءً على ذلك.» (محكمة النقض التركية، الدائرة المدنية التاسعة، القرار بتاريخ 28.09.2017، الأساس 2015/12209، القرار 2017/14445)