Что такое личное дело работника?
Личное дело работника — это дело, которое работодатель обязан вести на каждого нанятого им работника в соответствии со статьёй 75 Закона о труде № 4857. В указанной статье установлено следующее: «Работодатель обязан составить личное дело на каждого работника, которого он нанимает. Работодатель обязан хранить в этом деле, наряду с идентификационными данными работника, все виды документов и записей, которые он обязан составлять в соответствии с настоящим Законом и другими законами, и предоставлять их уполномоченным должностным лицам и органам по их требованию. Работодатель обязан использовать полученную о работнике информацию в соответствии с принципами добросовестности и законодательством, а также не разглашать информацию, сохранение конфиденциальности которой отвечает законным интересам работника».
При рассмотрении содержания личного дела работника в нём можно увидеть идентификационные данные работника, трудовой договор, диплом, медицинские заключения, а также документы, связанные с приёмом на работу и увольнением. Таким образом, личное дело работника в основном выполняет функцию средства защиты при возникновении юридических споров и в ходе проверок, проводимых Учреждением социального обеспечения.
Документы, которые должны содержаться в личном деле работника
● Справка о месте жительства
● Выписка из реестра актов гражданского состояния
● Копия удостоверения личности
● Фотография на документы
● Трудовой договор / договор об оказании услуг
● Расчётные листки по заработной плате
● Копия диплома
● Медицинская справка
● Заявление о приёме на работу
● Справка о наличии/отсутствии судимости
● Для мужчин — справка о воинском учёте
● Для состоящих в браке работников — копия свидетельства о браке
● Для состоящих в браке работников — копии удостоверений личности супруга/супруги и, при наличии, детей
● Уведомление SGK о приёме на работу
Какое наказание предусмотрено за отсутствие личного дела работника?
Поскольку ведение личного дела работника предусмотрено законодательством в качестве обязательства работодателя, в случае нарушения данного обязательства работодатель обязан уплатить административный штраф. В связи с этим по состоянию на 2026 год штраф за неоформление личного дела работника составляет 26 620,00 турецких лир.
Часто задаваемые вопросы
1. Каков срок хранения личного дела работника?
Срок хранения личного дела работника зависит от содержащихся в нём документов. Соответственно, в соответствии с Законом об обязательствах и Законом № 5510 «О социальном страховании и всеобщем медицинском страховании» документы должны храниться в течение 10 лет, начиная с даты их оформления. Что касается записей и документов, предусмотренных Законом № 6331 «О безопасности и гигиене труда», срок их хранения составляет от 15 до 40 лет.
2. Какие документы должны содержаться в личном деле работника в особых случаях?
В некоторых особых случаях, связанных с работником, перечень документов, которые должны содержаться в личном деле работника, может отличаться. К таким документам относятся:
● При наличии инвалидности — медицинское заключение об инвалидности
● Для иностранных граждан — разрешение на работу
● Для работников младше 18 лет — документ о согласии родителей
● Документы, подтверждающие использование предусмотренных льгот и мер стимулирования
● Для бывших осуждённых, лиц, пострадавших от терроризма, или лиц с инвалидностью — документ о регистрации заявления в İŞKUR
3. Кем оформляется личное дело работника?
Личное дело работника, как правило, оформляется отделом кадров, то есть отделом по управлению персоналом компании. Таким образом, отдел кадров несёт ответственность за систематическое ведение и своевременное обновление личной и профессиональной информации о работниках соответствующей компании.
Некоторые решения Кассационного суда Турции (Yargıtay) относительно документов, которые должны содержаться в личном деле работника
- «В ходе судебного разбирательства допрошенный свидетель истца в основном пояснил, что является генеральным директором …, где в настоящее время работает истец; после того как истец приступил к работе, ему позвонил владелец ответчика — ответчик … Зюльфикар, который сообщил, что расстался с истцом в конфликтной ситуации, что процесс увольнения проходил проблематично, а также заявил, что истец не сможет говорить им правду и что с ним следует быть осторожным. Через месяц после этого разговора личное кадровое дело истца с предыдущего места работы было направлено им. В нём не было ничего, что порочило бы истца. Свидетель также заявил, что указанные документы дошли вплоть до руководителя компании и что, если бы он не поддержал истца, трудовой договор с ним был бы расторгнут, однако, поскольку он знал истца, трудовой договор расторгнут не был С учётом обстоятельств конкретного дела, показаний свидетелей, допрошенных в ходе судебного разбирательства, и представленных доказательств следует признать, что передача новому работодателю личного кадрового дела истца с предыдущего места работы, содержащего личную переписку, заявление об увольнении, включающее обязательство истца выплатить прежнему работодателю определённые суммы, подтверждённые долговыми документами, а также платёжные документы, была направлена на то, чтобы причинить истцу беспокойство и представить его человеком, который не говорит правду. После этого события был поставлен вопрос о расторжении трудового договора с истцом, однако этого удалось предотвратить. Очевидно, что в результате произошедшего события истец претерпел нравственные страдания. Поэтому отказ в удовлетворении требования о компенсации морального вреда является ошибочным, поскольку следовало признать, что истец имеет право на такую компенсацию». (Решение 9-й палаты Кассационного суда Турции (Yargıtay), от 14.04.2016 г., дело № 2014/37215, решение № 2016/9418.)
- «В ходе предварительной проверки, проведённой в соответствии со статьёй 40 Закона № 2797 «О Кассационном суде Турции (Yargıtay)» и статьёй 18 Внутреннего регламента Yargıtay, было установлено, что личное кадровое дело работника-истца (… … договор, расчётные листки по заработной плате, табели учёта рабочего времени и графики смен) отсутствует в материалах физического судебного дела, а часть документов, содержащихся в электронной системе UYAP, является нечитаемой. В связи с этим необходимо получить в читаемом виде все сведения и документы, содержащиеся в личном кадровом деле истца, устранить имеющиеся недостатки и после этого направить материалы дела в нашу Палату для проведения кассационного рассмотрения». (Решение 9-й палаты Кассационного суда Турции (Yargıtay), от 21.02.2024 г., дело № 2023/21268, решение № 2024/3128.)
- «Хотя сторонами текст договора не был представлен, из материалов дела следует, что истец осуществлял свои обязанности в университете, учреждённом фондом-ответчиком, на основании договора, заключённого с ответчиком. Заключаемые договоры оформляются на основании статьи 23 Положения о высших учебных заведениях, учреждённых фондами, и в соответствии с полномочиями, предоставленными данной статьёй. Согласно указанной статье, отношения между ответчиком и истцом являются частноправовыми отношениями, регулируемыми нормами частного права. Истец является работником в соответствии с Законом № 4857. Решения Суда по спорам о подсудности не имеют характера решений, устанавливающих обязательный правовой принцип. Тот факт, что академическая деятельность университета, учреждённого фондом-ответчиком, за исключением финансовых и административных вопросов, а также вопросы обеспечения преподавательским составом и безопасности подчиняются положениям Конституции, установленным для высших учебных заведений, учреждённых государством, не отменяет факт работы истца по трудовому договору и, соответственно, компетенцию суда по трудовым спорам. В соответствии со статьёй 1 Закона № 5521 «О судах по трудовым спорам» данный спор должен рассматриваться в порядке гражданского судопроизводства и подлежит разрешению судом по трудовым спорам. Апелляционный суд соответствующего региона должен был рассмотреть дело по существу и вынести решение. Поэтому вынесение решения о том, что «данный способ судебной защиты не является допустимым», на том основании, что спор относится к компетенции административной юрисдикции, является ошибочным». (Решение 9-й палаты Кассационного суда Турции (Yargıtay), от 09.03.2021 г., дело № 2020/2160, решение № 2021/5802.)
- «Хотя свидетели заявили, что после расторжения трудового договора с истцом на его должность был переведён работник, ранее работавший в другом подразделении и имевший уважительную причину, связанную с состоянием здоровья, из материалов дела следует, что такая ситуация продолжалась непродолжительное время и носила временный характер. В заключении эксперта, положенном в основу решения, указано следующее: примерно через 4 месяца и 20 дней после даты прекращения трудового договора истца — 30.09.2013 г., то есть 10.02.2014 г., были приняты на работу 5 работников на должность сотрудников по подготовке заказов (…); в течение четырёх месяцев, предшествовавших дате увольнения, также были приняты на работу сотрудники по упаковке 03.05.2013 г. (…) и 18.06.2013 г. (…). Было установлено, что согласно представленному работодателем-ответчиком должностному описанию работа сотрудника по упаковке не требует какого-либо опыта. В должностном описании сотрудника по подготовке заказов указано, что в его обязанности входит размещение заказов, поступающих с RF-терминала, в ящиках; проверка наличия товара на складе в случае отсутствия заказа на полке; сообщение об отсутствии товара на складе; информирование руководства об ошибках, выявленных системой MPS; использование аккумуляторов холода при подготовке заказов из морозильной камеры; проверка накладных и размещение товаров в морозильной камере. В связи с этим было отмечено, что истец окончил Анатолийский профессиональный лицей по специальности «Графика» и факультет образования по специальности «Изобразительное искусство», имел опыт работы преподавателем и учителем изобразительного искусства, а принятые на работу сотрудники по подготовке заказов и упаковке ранее впервые были приняты на работу именно к ответчику. Также было сделано заключение о том, что указанные виды работ не требуют специальной квалификации либо могут выполняться после непродолжительного обучения и инструктажа. С учётом того, что истец имеет образование по специальности, связанной с изобразительным искусством, в ходе осмотра рабочего места экспертом не было установлено, а в материалах дела не было обнаружено документов или сведений, подтверждающих предложение истцу другой работы на предприятии ответчика. Однако необходимо рассмотреть возражение ответчика относительно данного вывода эксперта о том, что указанные работы не подходили истцу, поскольку требовали значительных физических усилий. В этой связи недостаточно ограничиваться только должностными описаниями соответствующих работ. Для установления фактических обстоятельств необходимо вновь предоставить эксперту полномочия для проведения осмотра на месте, выяснить, какую фактическую работу выполняли принятые на эти должности работники, и оценить довод стороны истца о невозможности выполнения истцом такой работы. После этого решение должно быть принято с учётом полученного результата». (Решение 22-й палаты Кассационного суда Турции (Yargıtay), от 23.01.2017 г., дело № 2017/697, решение № 2017/717.)
- «В рассматриваемом споре при расчёте заработной платы за период вынужденного отсутствия на работе в состав дополнительных социальных выплат также была включена компенсация за транспортное средство, и на этом основании она была присуждена. Однако предоставление работнику транспортной помощи в натуральной форме, такой как служебный транспорт, либо предоставление транспортного средства для выполнения работы зависит от фактического выполнения работником трудовых обязанностей. Поэтому включение такой выплаты в состав дополнительных социальных выплат за период вынужденного отсутствия на работе и присуждение её является ошибочным. 3. Что касается суммы заработной платы, являющейся основанием для расчёта, представитель ответчика в кассационной жалобе указал, что работник по имени …, взятый в качестве сопоставимого работника, не может считаться надлежащим аналогом. Согласно показаниям свидетеля, должность истца заключалась в «руководстве отделом казначейских операций». Хотя в расчётной ведомости работника …, взятого в качестве сопоставимого работника, указано «кредитные операции», из материалов дела невозможно точно установить, в чём заключалась выполняемая им работа. Кроме того, представитель ответчика в кассационной жалобе утверждает, что заработная плата … увеличилась в связи с его повышением в должности. Необходимо выяснить у сторон, а при необходимости и непосредственно у истца, изложенные в кассационной жалобе ответчика утверждения относительно сопоставимого работника …. Следует получить документы и сведения о должности …, его повышении в должности и дате повышения, а также иные документы и сведения, позволяющие определить, может ли данный работник использоваться в качестве сопоставимого работника. Также необходимо установить, имеются ли другие работники, которые могли бы быть сопоставимы с истцом. Если сопоставимого с истцом работника установить невозможно, необходимо определить заработную плату истца на дату вступления в силу решения о признании увольнения недействительным путём сопоставления фактически получаемой истцом на дату фактического расторжения трудового договора, то есть на дату осуществления увольнения, признанного недействительным, заработной платы с минимальной заработной платой и прийти к соответствующему выводу». (Решение 9-й палаты Кассационного суда Турции (Yargıtay), от 28.09.2017 г., дело № 2015/12209, решение № 2017/14445.)
